1. Kas už ką atsako
Klientų duomenų valdytojas esate jūs — jūs sprendžiate, ką ir kodėl tvarkote (įskaitant pastabas apie alergijas). edapi yra tvarkytojas: saugome ir apdorojame pagal Duomenų tvarkymo sutartį (DPA), kuri yra Taisyklių dalis.
Jūsų pačių paskyros duomenų (vardas, el. paštas, prisijungimai) valdytojas — edapi. Viskas surašyta Privatumo politikoje ir DPA (nuorodos puslapio apačioje).
2. Klientas prašo duomenų kopijos ar ištrynimo
Kopija: kliento kortelė → „Atsisiųsti duomenis" (JSON arba CSV) — visi jo duomenys, vizitai, sutikimų istorija, laiškai, atsiliepimai. Failą perduokite jam pačiam; terminas pagal BDAR — mėnuo, sistemoje tai užtrunka minutę.
Trynimas: kortelė → „Ištrinti duomenis" — dialogas išvardija, kas dingsta, ir prašo įrašyti kliento vardą. Vardas, telefonas, el. paštas, pastabos, alergijos, žinučių ir atsiliepimų tekstai pašalinami negrįžtamai; vizitų laikai ir sumos lieka be asmens duomenų (jų reikia jūsų apskaitai).
Ištrynus klientas nebegauna jokių laiškų, o jo telefonu vėl užsirašius sukuriama nauja kortelė — istorija nesusiejama.
3. Viso salono archyvas
„Salonas → Duomenys": „Atsisiųsti viso salono duomenis (JSON)" — profilis, paslaugos, komanda (be slaptažodžių), klientai, rezervacijos su mokėjimų faktais, sutikimai, atsiliepimai, kampanijų faktai, nuotraukų sąrašas. Greitam darbui Excel — du CSV: klientai ir vizitai.
Archyve yra asmens duomenys — saugokite jį taip pat atsakingai kaip pačią sistemą (ne bendrame diske be slaptažodžio, ne persiųstą per Messenger).
Savo duomenų kopiją (paskyra, sesijos, jūsų vizitai) kiekvienas narys atsisiunčia pats: „Paskyra → Mano duomenys".
4. Sutikimų žurnalas
Kliento kortelėje matote sutikimų istoriją: data, kanalas, būsena (sutiko / atsisakė), šaltinis (rezervacijos forma, laiško nuoroda, importas, anonimizacija). Tai jūsų įrodymas, jei klientas ar priežiūros institucija paklaustų, kodėl gavo naujienlaiškį.
Sutikimas visada poroje: klientas + jūsų salonas + kanalas. Kitų salonų sutikimai jums nematomi ir negalioja.
5. Pranešimai apie viešus atsiliepimus (DSA)
Prie kiekvieno viešo atsiliepimo yra nuoroda „Pranešti": bet kas — klientas, jūs, pašalinis — gali pranešti apie šmeižtą, įžeidimus, atskleistus asmens duomenis ar netikrą atsiliepimą. Pranešimą nagrinėja edapi (ne salonas), pranešėjas gauna numerį ir motyvuotą sprendimą, paprastai per 7 dienas.
Jei atsiliepimas paslepiamas, jo autorius gauna laišką su motyvais (to reikalauja ES Skaitmeninių paslaugų aktas), o jūsų žurnale atsiranda įrašas „Atsiliepimas paslėptas" su pagrindu „DSA" ir pranešimo numeriu. Atsiliepimas ir įvertinimas jums lieka matomi — dingsta tik viešas rodymas.
Nuomonė apie paslaugą („nepatiko, brangu") nėra pažeidimas — tokie atsiliepimai paliekami. Paslėpti bet kurį viešą atsiliepimą savo puslapyje galite ir patys bet kada („Atsiliepimai" → paslėpti); atviešinti atgal — ne.
Pranešėjo vardą ir el. paštą saugome 365 dienų po sprendimo, tada anonimizuojame; pats sprendimas ir motyvai lieka.
6. Kiek laikome
Paskyros ir klientų duomenys — kol naudojatės sistema. Pristabdyta paskyra: 90 d. + įspėjimas + 30 d. iki anonimizacijos. Laiškų siuntimo įrašai — 180 dienų (kad tas pats laiškas neišeitų dukart). Veiksmų žurnalas lieka, bet po asmens duomenų ištrynimo — be jų.
Klausimai dėl duomenų, prašymai iš klientų, kuriuos nežinote kaip įvykdyti, priežiūros institucijos užklausos — support@edapi.io, atsakome per 1 darbo dieną.