1. Ką gauna klientas
- Patvirtinimo prašymas — iš karto po rezervacijos internetu (nuoroda galioja 15 min.).
- Vizitas patvirtintas — su valdymo nuoroda (perkelti / atšaukti) ir kalendoriaus įrašu.
- Priminimas — likus parai iki vizito (jei rezervacija sukurta anksčiau nei prieš parą; likus mažiau nei 2 val. priminimas nebesiunčiamas).
- Perkelta / atšaukta — kai laiką keičia pats klientas arba jūs.
- Padėka — praėjus 2 valandoms po vizito, tik pažymėjus „atvyko", su vienkartine atsiliepimo nuoroda (galioja 14 dienų).
- Neatvykote — švelnus laiškas pažymėjus „neatvyko".
Visi laiškai su jūsų salono pavadinimu ir spalvomis. Klientas be el. pašto (rankinė rezervacija tik su telefonu) laiškų negauna — sistema tyliai praleidžia.
2. Ką gauna specialistas
Nauja rezervacija internetu, kliento atšaukimas ar perkėlimas, rezervacija laukianti salono patvirtinimo, vizitas perduotas iš kito specialisto. Rankinė rezervacija, kurią įrašė jis pats, laiško nesukelia.
Naktį (22:00–08:00 salono laiku) laiškas apie naują rezervaciją palaukia ryto — telefonas neskamba trečią valandą nakties. Klientų laiškai naktį eina kaip įprasta.
3. Kalendoriaus įrašai: .ics ir Google Calendar
Kliento patvirtinimo laiške yra kalendoriaus priedas (.ics) ir nuoroda „Įtraukti į Google Calendar" — vizitas atsiduria jo telefone vienu paspaudimu. Perkėlus vizitą, naujas laiškas atneša atnaujintą įrašą.
Specialistas gali prenumeruoti savo vizitų kalendorių: „Paskyra → Kalendoriaus prenumerata → Sukurti nuorodą", tada nuorodą pridėti telefone (iPhone: Nustatymai → Kalendorius → Paskyros → Pridėti prenumeruojamą kalendorių; Google Calendar: Kiti kalendoriai → Iš URL). Vizitai atsinaujina savaime.
Prenumeratos nuoroda slapta kaip slaptažodis — kas ją turi, mato vizitus. Sukūrus naują, senoji nustoja veikti.
4. Kodėl laiškas nepasiekė
Kliento kortelėje, skiltyje „Laiškai klientui", matote kiekvieno jam siųsto laiško būseną: „Išsiųsta" (perduota pašto serveriui), „Pristatyta" (serveris patvirtino gavimą), „Grąžinta" (adresas neegzistuoja) ar „Nepavyko" su priežastimi. Kalendoriuje atidarę vizitą matote, ar priminimas jau išėjo ir kada išeis.
Dažniausia priežastis — rašybos klaida kliento el. pašte. Patikrinkite kortelėje ir pataisykite; kitas laiškas eis teisingu adresu.
Jei adresas neegzistuoja arba klientas pažymėjo mūsų laišką kaip šlamštą, tuo adresu daugiau nebesiunčiame (saugome siuntėjo reputaciją visiems salonams). Kortelėje prie el. pašto tai rodoma raudonu įspėjimu — pataisykite adresą arba susitarkite su klientu telefonu.
Automatiniai vizito laiškai siunčiami iš edapi adreso, į kurį atsakyti negalima — kliento atsakymas jūsų nepasieks. Norite susirašinėti — siųskite asmeninę žinutę iš kliento kortelės: jo atsakymas ateina tiesiai į specialisto el. paštą.
Kiekvienas laiškas siunčiamas vieną kartą — perkrovus puslapį ar paspaudus du kartus dublikatų nebūna.